職場の部下が報連相をしない

なぜか仕事の報告ができない部下がいる。そんな悩みを抱えている上司の方がいます。

その部下に何度言っても、仕事の報告が遅れる。問題が起きてから報告にくる。そんなときはどう指導したらいいでしょうか。

まず理解したいことが5つ、試してみたいことが5つあります。

理解したいこと5つ

そもそも報連相の重要性を理解していない、報告するタイミングが分からない、上司に話しかけるのが苦手、問題を自分で解決しようとする、など理由は様々です。

部下の特性を見極めることが重要です。

失敗やミスを上司に報告すると怒られると思っている場合、ギリギリまで隠してしまうことがあります。

ミスを責める文化があると、ますます報告が遅くなる傾向があります。

「どこまで報告すればいいのか」「どのタイミングで相談すればいいのか」が分かっていない可能性があります。

基準が明確でないと、部下は「これくらいなら大丈夫だろう」と勝手に判断してしまいます。

部下が上司に対して「話しかけづらい」「忙しそうで迷惑をかけたくない」と感じていると、報告を後回しにすることがあります。

上司側も、部下が相談しやすい環境を作ることが求められます。

口頭で何度も伝えても改善しない場合、部下が「報連相の重要性」を本質的に理解していない、もしくは指導の方法が適切でない可能性があります。

言い方やルールの仕組みを見直す必要があります。

「どんな内容を、どのタイミングで、どの手段で報告すればいいか」を具体的に決めます。

例えば、「進捗が50%になったら報告」「問題が発生した時点でLINEで報告」「毎日17時に進捗をメール」など、明確なルールを作ることで迷いをなくします。

部下が話しかけにくいと感じている場合、定期的に「どう？進んでる？」と軽く声をかけたり、1on1ミーティングを導入したりすると、報告のハードルを下げることができます。

「報告しやすい雰囲気」を意識的に作ることが重要です。

ただ「報告しろ」と言うのではなく、「なぜ報連相が重要なのか」を具体的に伝えることで、部下の意識を変えることができます。

例えば、「問題が早めに共有されれば、解決策が早く見つかる」「報告が遅れると、会社全体に迷惑がかかる」といったことを納得させます。

報告をしなかったときに叱るだけではなく、報連相ができたときに「早めに報告してくれて助かったよ」とポジティブに評価しましょう。

そうすることで、部下は「報告すると良いことがある」と学び、習慣化しやすくなります。

なかなか報連相の習慣が定着しない場合は、最初は「〇〇をしたら必ず報告」と義務化するのも手です。

例えば、「毎日終業前に進捗を報告する」「トラブル発生時は5分以内に連絡」など、ルールとして強制することで習慣をつけさせます。慣れてきたら、徐々に自主的な報告に移行させるのが理想的です。